Всё идёт наперекосяк? Мелкие задачи выполняются целую вечность? Никто не знает, что делать? Вот 12 способов навести порядок в процессах.
Самоуверенные неумехи с электроинструментами? Катастрофа на подходе. Возьмём мою эпопею с карнизом для штор. Час борьбы, чтобы повесить его ровно — полный хаос. Держу карниз, жонглирую жалким уровнем, сверлю дыры в стене паршивым инструментом.
Перешёл на лазерный уровень, ударный шуруповёрт и первоклассные свёрла. Теперь моя работа почти ровная, если не присматриваться. Плюс я стал в четыре раза быстрее.
Вот это, друзья мои, и есть грамотная оптимизация процесса. Вашему no-code бизнесу тоже не помешает такой подход. Неважно, традиционный это код или no-code. Мы все связаны беспорядком, который возникает в голове, когда приходится жонглировать слишком многими вещами.
Компании вкладывают деньги в оптимизацию, стремясь повысить производительность, избавиться от бесполезных задач и заработать больше.
Конечно, звучит просто.
Но это яма для времени и денег. Проверенные временем методики помогают выявить ваши бизнес-ошибки. Исправьте их — и вы сэкономите кучу времени и денег на то, что действительно важно.
Оптимизация HR-задач, экономия денег или автоматизация генерации лидов — это навыки, которыми должен владеть каждый бизнес-менеджер. Поддержание гладкости повторяющихся задач и сложных процедур приносит массу крутых преимуществ.
Оптимизация процессов немного похожа на фокус — у неё есть серьёзные плюсы, но и несколько моментов, с которыми придётся жонглировать. Вот что важно знать:
Время на обучение. С новыми процессами часто приходят новые инструменты и шаги. Убедитесь, что все в курсе.
Никакой обиды для читающих это, конечно
Программное обеспечение облегчает всё. Эти инструменты помогают навести порядок, упростить и избавиться от лишнего. Плюс ваша команда может сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если «оптимизация» кажется расплывчатым понятием, вы не одиноки. Но есть чёткий путь. Используйте эти фреймворки оптимизации, чтобы исправить любые неровности в вашем рабочем процессе.
Lean — это про то, как сделать проекты более гладкими и сэкономить деньги, избавившись от потерь. Это большая тема с множеством техник, разных для каждой отрасли. Но когда речь идёт об управлении проектами по методу Lean, вот от чего вы избавляетесь: потеря времени, избыточное производство, лишние действия, бессмысленные перемещения, неуклюжие движения, излишние запасы и брак продукции.
Чтобы стать Lean, просто следуйте этим пяти шагам:
Вот реальный пример: издатель книг о природе хочет сократить расходы. Их бестселлеры — путеводители по пешим маршрутам, но продажи колеблются в зависимости от сезона, и люди не хотят платить слишком много. Изучив весь процесс, они обнаруживают, что могут сэкономить, сократив количество бракованных книг и затраты на хранение. Их решение — предложить эти путеводители как цветные цифровые электронные книги по той же цене и перейти на печать физических книг только по заказу — и в чёрно-белом, а не цветном варианте. Так они печатают только то, что нужно. С электронными книгами и печатью по требованию они сокращают как производственные, так и складские расходы, не поднимая цены.
Этот подход идеален для устранения лишнего в рабочих процессах, производстве и других областях.
Это визуальный инструмент, который помогает ключевым лицам, принимающим решения, находить возможности для улучшения. Представьте, что вы выстраиваете всё на метафорической стене. SIPOC расшифровывается как:
_Посмотрим на примере:_ владелец пекарни хочет протестировать изысканный сэндвич и объединяется с мясником. Они создают SIPOC-диаграмму, чтобы определить Поставщиков (владелец пекарни, мясник, поставщики ингредиентов), Входы (новый рецепт, особое мясо, другие ингредиенты), Процесс (получение ингредиентов, их подготовка, готовка), Выходы (новый пункт в меню) и Клиентов (пекарня и магазины мясника, плюс их клиенты). Диаграмма помогает им наладить обмен ингредиентами и приготовление сэндвича, согласовать бюджеты и установить справедливую цену.
Этот подход отлично подходит для получения общего представления о процессе.
Process mining копается в уже имеющихся данных, чтобы выявить паттерны, отобразить, как на самом деле работает ваш бизнес, и подкрепить всё конкретными цифрами.
Вот как это работает: медицинская организация берёт софт для майнинга данных и начинает просеивать записи вроде телефонных звонков, времени приёмов, выставленных счетов и оплаченных счетов. Копаясь в реальных, актуальных данных, они находят места, где можно улучшить планирование и выставление счетов. Это помогает удерживать пациентов и быстрее получать оплату по счетам.
Это идеально, когда вы хотите подкрепить цифрами то, что делает ваш бизнес, и присмотреться повнимательнее.
Six Sigma началась как детище Motorola, математический способ контроля качества в производстве. Но это не только для заводов. Это классный Lean-инструмент для меньших потерь, лучшей точности и более гладких операций.
Таким можете быть и вы!
Итак, Six Sigma означает поддержание супер-согласованности, с всего 3,4 сбоями на миллион попыток. Это также чемпион в Agile-управлении проектами, где быстрые и непрерывные обновления ПО любят подход без проблем.
Есть два основных варианта для Six Sigma, в зависимости от вашего плана. Если вы настраиваете то, что уже есть, это DMAIC. Начинаете с нуля? Тогда это DMADV.
DMAIC — вот что это значит, когда вы улучшаете то, что уже делаете:
DMADV следующий — вот расшифровка:
Вот как это работает: типография борется с растущими затратами на материалы на рынке, который не любит повышения цен. С помощью DMADV они выясняют, что модернизация оборудования сокращает ошибки печати, экономя деньги и повышая доход.
Этот подход идеален для решения конкретных проблем или проектирования новых процессов с нуля.
Представьте картирование потока создания ценности как персонального картографа вашего процесса. Как и SIPOC-диаграмма, этот Lean-инструмент позволяет увидеть вещи такими, какие они есть на самом деле, чтобы вы могли заметить, где улучшиться. VSM берёт эти сложные процессы со всеми их скрытыми затратами и ресурсами и раскладывает их в понятном формате с чёткими значениями.
Вот как это сделать: опишите каждый шаг вашего процесса. Для каждого запишите время, затраты и действительно ли он приносит ценность. Когда у вас есть процесс в понятных терминах ценности, вы можете создать более гладкую версию, которая вырезает потери времени и дорогие шаги, которые не окупаются.
Посмотрим в действии: маркетинговая фирма хочет ускорить доставку для клиентов. Умный менеджер описывает весь производственный процесс, от первого лида до финальной доставки. Они обнаруживают, что настроив обработку фазы концепции, они могут улучшить коммуникацию в команде и срезать 10 небиллируемых часов с каждого проекта.
Этот метод отлично подходит для получения чёткого представления о сложных процессах и обнаружения, где вы теряете время и деньги.
Техника пяти «почему» заключается в замене догадок холодными, твёрдыми фактами в решении проблем. Всё довольно просто: когда вы сталкиваетесь с загвоздкой, просто продолжайте спрашивать «Почему?» пять раз. Это тактика, которую знает слишком хорошо любой родитель малыша (и, вероятно, хотел бы забыть).
Классная вещь в этом методе — он держит вас сосредоточенным на реальности, а не на предположениях. Вы копаетесь в том, что на самом деле пошло не так, а не в том, что могло.
Каждое «Почему?» снимает слой, приближая вас к корню проблемы. Когда вы получаете ответ, спросите, почему так. Продолжайте, пока не дойдёте до сути. Исправление этой основной проблемы может решить более крупную проблему, с которой вы начали.
_Например:_ продажи приложения для продуктивности упали во время школьной акции. Используя пять «почему», они докопались до причины, почему студенты не регистрировались на бесплатную пробную версию.
Правильный шаг — убрать этап с кредиткой и перезапустить кампанию позже в семестре.
Вот.
Не путайте это с пятью «почему» из предыдущего пункта. 5S — это супер-практичный Lean-метод для наведения порядка на рабочем месте. Каждая «S» происходит от японского слова, которое тоже начинается на «S».
Вот как это работает в реальной жизни: растущий стартап переезжает в новое помещение, заполняет его новейшим оборудованием, настраивает рабочие места и нанимает новых людей. Они выбрасывают старое оборудование (Сортировка), складывают офисные принадлежности в прозрачный шкаф (Систематизация), нанимают клинеров для уборки на выходных (Содержание в чистоте), заказывают еженедельные сеансы уборки (Стандартизация) и проводят двухгодовые проверки, чтобы избежать накопления беспорядка (Совершенствование).
5S идеально подходит для более организованного рабочего пространства.
Иногда вы услышите о PDSA, что является просто другим названием для Plan-Do-Study-Act. Это Lean-техника, которая проверяет влияние изменения. Она не для поиска новых идей или точного определения проблем, но отлично подходит для проверки, работают ли ваши исправления так, как вы надеялись. Вот как это происходит:
Вот реальный пример: туристическое агентство замечает, что их маркетинговые письма открываются реже, а лето уже близко. Они думают, что, возможно, более цепкие темы с весёлыми эмодзи могут получить больше кликов. Цель была повысить открываемость минимум на 25% (Планирование). В течение трёх месяцев они делят свой список рассылки на две части. Группа A получает обычные длинные темы без эмодзи, а группа B получает короткие, наполненные эмодзи (Делают). После трёх месяцев они видят, что письма группы B открываются на 33% чаще (Изучение). Поэтому они решают, что все их маркетинговые письма отныне должны иметь короткие, упакованные эмодзи темы (Действие).
Этот подход отлично подходит для проверки, действительно ли конкретная настройка работает.
Total Quality Management — это про видение большой картины в повышении производительности, результатов и счастья клиентов. Исправление проблем и предоставление вашей команде возможности сделать всё возможное. TQM — это бесконечное путешествие к меньшему количеству ошибок, большей эффективности и обеспечению всего, что нужно каждому, чтобы блистать. Вот суть:
Вот TQM в реальном мире: edtech-компания чувствует давление от конкурентов с более модным софтом по той же цене. Поэтому они погружаются в TQM для самосовершенствования. Они проводят тщательную проверку каждого отдела, чтобы вынюхать шансы подняться. Управленческая команда посещает воркшопы по улучшению процессов. Отдел продаж получает регулярные тренинги от внешних экспертов. Маркетинг получает деньги на обновление сайта. А продуктовые ребята беседуют с преподавателями колледжей, чтобы понять, как настроить свой софт лучше под то, что хотят пользователи.
TQM идеален для построения плана, который весь про то, чтобы становиться лучше и лучше.
Анализ рабочего процесса берёт лупу для каждого шага вашего рабочего процесса, используя инструменты вроде блок-схем, карт потока создания ценности, диаграмм swimlane и супер-детальных карт бизнес-процессов, которые показывают, как всё связано и какие ресурсы вам нужны.
Вот пример: представьте компанию, продающую систему управления контентом. Они занимаются продажами, поддержкой клиентов и собственными внутренними делами. Но есть загвоздка, когда клиенты звонят за помощью. Агенты поддержки не могут видеть данные о продажах, связанные с покупкой этого клиента. Поэтому они играют в телефонные догонялки с отделом продаж, чтобы получить инфу. С анализом рабочего процесса они замечают эту заминку и придумывают решение: общую панель, где и продажи, и поддержка могут видеть данные клиентов. Это сокращает время звонков и держит агентов поддержки в курсе.
Этот подход отлично подходит для срезания ненужных шагов и экономии ресурсов в задачах, которые вы делаете постоянно.
Метод Kaizen — это про маленькие шаги. Вместо одной большой переделки, это про внесение крошечных настроек тут и там. Так вы можете расти со временем, не бросая гаечный ключ в вашу ежедневную рутину. Это началось в производстве, но теперь софтверные команды тоже повсюду используют это.
Например: возьмём компанию, продающую софт для бухгалтерии. Изначально они новички на районе, с трудом поспевающие за крупными именами. Они решают пойти путём Kaizen, добавляя новые функции постепенно, одну за раз. Перемотаем на год вперёд, и их инструмент делает все виды модных бухгалтерских штук, прямо там с топовыми собаками.
Kaizen идеален для игры вдолгую и избегания больших, внезапных изменений.
Аутсорсинг бизнес-процессов — это когда вы позволяете сторонней компании обрабатывать некоторые из ваших задач, как вызов экспертов, чтобы ваша команда не была перегружена. Обычно бизнесы отдают на аутсорс то, для чего они не настроены, вещи, которые не являются их основным делом, или работы, которые слишком дороги для выполнения внутри.
Вот реальный сценарий: представьте онлайн-сайт перепродажи моды. У них есть солидная команда для веб-разработки и доставки, но построить платёжную систему? Не совсем их дело. Поэтому они нанимают внешнюю биллинговую компанию, чтобы позаботиться об этой части. Взамен модные ребята платят ежемесячную плату за эти услуги.
BPO — умный ход, когда есть части вашего бизнеса, с которыми вы просто не можете справиться самостоятельно.
Независимо от того, какой трюк оптимизации процессов вы выберете, есть довольно стандартный план игры, которому вы обычно следуете.
Для no-code пользователей это ещё проще, потому что если вам нужны дополнительные инструменты для оптимизации процессов, вы можете просто построить их сами.
Оптимизация процессов очень похожа на ремонт дома — это бесконечная история. Продолжайте делать вещи более гладкими, умными и эффективными. Рабочие процессы, умная аналитика и правильный no-code арсенал сделают изменения, которые действительно важны.
Хотите узнать больше об автоматизации процессов с Directual? Напишите нам на hello@directual.com, или ещё лучше, заходите в наши сообщества — ссылки в подвале ниже.
